Как сделать мероприятие: чек-лист

Как провести ивент, который всем запомнится? Вместе с опытными беларусскими активистками разбираемся, как подготовить хорошее мероприятие и делимся чек-листом для этого.

Проведение мероприятий – неотъемлемая часть активизма. Мы проводим мероприятия для того, чтобы рассказывать о важным темах, общаться с новыми аудиториями, обсуждать социальные проблемы и находить для них решения. Как перебороть страх перед своим первым (или сто первым) мероприятием? Как наладить процесс работы с мероприятиями и сделать его комфортным?

Автор_ка: тони лашден

Планирование

Любое мероприятие начинается с планирования. При подготовке самое главное – помнить, что времени никогда не бывает много. Практика подсказывает, что для подготовки публичного мероприятия на полдня с аудиторией в пятьдесят человек потребуется около месяца работы. В этот месяц войдет и подготовка информационной части мероприятия, и работа с лектор_ками, и коммуникация с аудиторией.


Валерия Волкогонова, менеджерка проектов Офиса европейской экспертизы и коммуникаций:

Когда я начинаю планировать мероприятие, в первую очередь, я обращаю внимание на место и время. В идеале, место должно быть недалеко от метро. Пространство должно быть доступно для людей, пользующихся инвалидными колясками. Кроме этого, для меня важно, чтобы в помещении была возможность организовать детскую комнату и сделать туалеты гендерно-нейтральными. Время проведения мероприятия напрямую зависит от целевой группы. Если мы делаем мероприятие для работни_ц НГО, то его, скорее всего, можно провести в будние дни в рабочее время. Если люди заняты в другой сфере, то мероприятие должно быть после 18.00 или на выходных. Чтобы не исключать иногородних, начало мероприятия лучше ставить не раньше 10.00, а окончание – не позже 17.00-17.30.

Кроме времени и помещения, следует учесть физические потребности своих потенциальных участвующих. Будете ли вы кормить своих участвующих? Если да, то чем? Смогут ли они купить еду или воду при необходимости? Такие мелкие детали чаще всего кажутся нам не слишком важными. Но именно они играют решающую роль в впечатлении, которое люди получат от мероприятия. 

Вы можете пригласить фантастических лекторо_к и сделать замечательные раздатки, но если люди не смогут попасть в туалет или будут страдать от жары в помещении, вряд ли они в полной мере оценят ваши усилия. 


Марина Штрахова, менеджерка проектов Центра развития эффективной коммуникации «Живая Библиотека»:

Я считаю, что на любом мероприятии, если есть возможность, нужно предлагать людям воду, кофе или чай. Это создает уют, а еще занимает чем-то людей, которые приходят раньше. Если мероприятие длится больше 8 часов, то провести его без еды почти невозможно. Важно учитывать потребности в питании ваших участвующих и предлагать разные варианты. Лучше заказывать «шведский стол» и обязательно закладывать в него вегетарианские и веганские опции. Так люди не останутся голодными. Если вы точно знаете, что чего-то вы НЕ сможете обеспечить, то в описании мероприятия лучше честно так и сказать, чтобы ваши возможности и ожидания людей совпали.

При написании анонса мероприятия важно постараться никого не исключить из ваших целевых групп. Кроме этого, необходимо дать ту информацию, которая поможет людям принять решение, идти или не идти на ваше мероприятие. Если вы ожидаете, что придут родители с детьми, укажите, что будет возможность организовать детскую комнату. Если вы ожидаете трансгендерных людей, расскажите, как будет сохраняться анонимность на мероприятии. Эти детали помогут вам расположить аудиторию и сделать участие людей в мероприятии комфортным и безопасным.


Лена Огорелышева, руководительница концентрации «Гендерные исследования» Европейского колледжа Liberal Arts в Беларуси:


Если думать о том, про что точно нельзя забыть на этапе подготовки, для меня это пиар. Анонсы нужно распространять как минимум за неделю до мероприятия. При этом, информация в них должна быть написана доступным языком и содержать ответы на вопросы «Что, когда и где произойдет».

При работе с лектор_ками или спикер_ками очень помогает четко сформулировать задачу, которую вы перед ними ставите. Объяснив подробно, чего вы ждете от лекторо_к (выступления на 10 минут или на 40, презентацию или монолог без слайдов, раздаточные материалы или список ресурсов для дальнейшего изучения), вы сможете договориться о дате, когда вы будете ждать от них этих материалов. 

Чем масштабнее мероприятие, тем больше времени понадобится, чтобы связать между собой все его части. Иногда мы недооцениваем усилия, которые необходимы для подготовки спикер_ок к выступлениям или для коммуникации с аудиторией. Из-за этого какие-то части планирования выпадают (например, мы забываем, что нужно сделать напоминания о регистрации), а другие добавляются в самый последний момент (например, нам срочно нужно печатать листовки).

Марина Штрахова, менеджерка проектов Центра развития эффективной коммуникации «Живая Библиотека»:

Для меня огромное значение имеет наша команда, ее сработанность и учет ее потребностей. Поэтому до самого мероприятия мы проводим встречи для подготовки, чтобы вся команда знала логику проведения мероприятия и была готова во время мероприятия реагировать на происходящее вокруг. Без слаженной команды очень сложно провести хорошее мероприятие.

Для того, чтобы потока неожиданных задач не случалось, можно пользоваться инструментами для отслеживания работы команды (например, Trello, Asana или Basecamp). Если ваша команда небольшая, можно завести общий список задач в Гугл Документах и общий чат, где обсуждались бы вопросы, связанные с выполнением этих задач. Помните, что чем больше человек выполняют одну задачу, тем выше шансы, что это задачу не выполнит никто. Делите большие задачи на более мелкие и конкретизируйте необходимый результат. Например, вместо задачи «Рассказать про мероприятие» сформулируйте задачу как две более мелкие задачи «Опубликовать мероприятие на Фейсбуке» и «Пригласить в него друзей и подруг». 


Проведение (день мероприятия)

Для того, чтобы в последний момент не обнаружить, что необходимой техники нет, а спикер_ка не знает, как переключать презентацию, лучше всего прийти заранее в помещение в день мероприятия. Иногда в арендных помещениях нет возможности начать делать что-то в помещении до начала официального времени аренды. Тогда вы можете использовать это время, чтобы обсудить с командой последние детали и напомнить, кто чем будет заниматься. 

Марина Штрахова, менеджерка проектов Центра развития эффективной коммуникации «Живая Библиотека»:

На самом мероприятии важно, чтобы люди, которые туда приходят, хорошо понимали, что будет происходить, что есть в помещении, где туалет, лифт, кофе или чай. Это помогает создать комфортную и безопасную атмосферу и довериться организатор_кам.

Помните, что всегда есть группа участвующих, которые придут раньше начала мероприятия. Поэтому лучше всего заранее организовать помещение (расставить стулья, воду, раздатки, баннеры и т.д.), чтобы приходящие люди смогли разместиться.

Валерия Волкогонова, менеджерка проектов Офиса европейской экспертизы и коммуникаций:

Если в мероприятии участвуют 20-30 человек, то для меня желательно всех познакомить. Очень многие чувствуют себя неловко в новом месте. Люди не будут знакомиться первыми, поэтому знакомство – это задача модераторо_к. Если возможности познакомиться нет, то я прошу всех, кто говорит в микрофон, представляться. А вторая ключевая вещь – это тайминг. Для меня важно придерживаться времени, которое указано в программе.

Отведите время на то, чтобы проверить технику и вместе со спикер_ками пролистать их презентации и проверить микрофоны. Когда все ключевые участвующие знают, как им сделать свою работу, шансы провести хорошее мероприятие становятся значительно выше.

Лена Огорелышева, руководительница концентрации «Гендерные исследования» Европейского колледжа Liberal Arts в Беларуси:

Я обычно напоминаю о ценностях. Для меня главные ценности – это свобода слова и нулевая толерантность к языку вражды и дискриминационным высказываниям. Я провожу образовательные мероприятия, где важно, чтобы у всех была возможность высказаться. Но если чье-то мнение оскорбляет или унижает какие-либо группы, необходимо это проговорить и обсудить с аудиторией, почему это дискриминация и к чему приводит использование языка вражды.

Открывая мероприятие, напомните людям, куда они пришли и зачем. Кроме этого, не забудьте рассказать о специальных правилах на мероприятии, если они есть. Напомните об уважительном отношении друг к другу, об анонимности, безопасности и других элементах, которые вы считаете важным. Уточните, к кому можно обращаться из организаторо_к при необходимости. 

Если сразу после мероприятия вы планируете вручать людям анкеты оценки, скажите об этом в самом начале мероприятия и повторите, когда мероприятие будет заканчиваться. Так люди будут готовы к тому, что им нужно будет оставить вам анкеты.

Придерживайтесь регламента. Приходя на мероприятие, люди ожидают, что оно начнется и закончится в то время, которое было указано в анонсе. Если что-то пошло не по плану, честно объясните, когда вы планируете закончить и начать. Сокрытие изменений или утаивание информации о времени только негативно отразится на доверии людей. 

Всегда оставляйте как минимум одного человека в помещении, пока идет мероприятие, чтобы люди могли обратиться или уточнить какие-то вопросы в ходе мероприятия.


Оценка

Люди покинули помещение, мероприятие прошло – кажется, что вся работа осталась позади. В оценке мероприятия самое главное – не забыть ее провести. Иногда нам кажется, что рефлексия по поводу произошедшего не так и важна, но именно она помогает улучшать вашу работу и расти вместе с командой.

Условно, оценку мероприятия можно поделить на две части: оценку мероприятия участвующими и оценку команды. На обе эти оценки может потребоваться какое-то время, поэтому его следует заранее заложить на этапе планирования.

Валерия Волкогонова, менеджерка проектов Офиса европейской экспертизы и коммуникаций:

После мероприятия мы рассылаем участвующими анонимные анкеты оценки и обещанные материалы. Мне кажется, очень важно реально использовать отзывы из анкет для того, чтобы становиться лучше. И не обижаться, если люди говорят, что было мало еды, а помнить, что мы можем принимать не всю обратную связь.

Когда вы читаете обратную связь от участвующих, вам будет полезно обратить внимание на повторяющиеся комментарии. Если только один человек из группы сказал, что в помещении было жарко, это небольшая проблема. Но если почти в каждой анкете упоминается, что в помещении было некомфортно и душно, то это может быть основой для улучшений следующего мероприятия.

Марина Штрахова, менеджерка проектов Центра развития эффективной коммуникации «Живая Библиотека»:

Через 3-5 дней после мероприятия мы проводим с командой встречу-рефлексию. Сначала у людей есть возможность высказаться, какие эмоции и чувства были от мероприятия и его подготовки в целом. После этого мы обсуждаем: 1) Что получилось классно и особенно хорошо в этот раз? и 2) Что хочется сделать иначе в следующий раз? Мы тезисно записываем ответы на флипчарт и принимаем коллективное решение, что необходимо изменить в будущем.

При проведении рефлексии с командой хвалите людей за их усилия. Празднуйте успехи и фиксируйте то, что у вас получается хорошо. Это поможет людям чувствовать значимость их вклада и делать больше.


Удачи в проведении мероприятий! 

Иллюстрации – Nollaig Lou

Tags:
<< Previous article

Транс-словарь: как корректно говорить и писать о трансгендерных людях

Next article >>

Как работают горизонтальные отношения в команде

Subscribe to the newsletter!

Stay updated with the latest articles, news and stories.